Work-In-Process (WIP) Tracking Process

Ringkasan

Work-In-Process (WIP) Tracking Process adalah proses pelacakan posisi dan status barang yang sedang diproses di setiap pos produksi. Fokus utama proses ini adalah memastikan setiap perpindahan antar pos tercatat secara real-time sehingga tim produksi dan warehouse memiliki visibilitas yang sama terhadap progres barang.

Di Siloora WMS, unit tracking WIP dilakukan per kombinasi production order, product, lot, dan trolley. Dengan model ini, tim dapat mengetahui dengan tepat lot mana berada di pos mana, siapa operatornya, kapan masuk, kapan keluar, dan apa status terakhirnya.

Cakupan dokumen ini dibatasi pada pos produksi. Status WIP dianggap selesai ketika barang keluar dari pos produksi terakhir dengan status siap FG (siap handoff ke proses gudang berikutnya).

Sesuai prinsip mobile-first WMS, aktivitas lapangan dilakukan melalui handheld, sedangkan setup proses, monitoring progres, dan kontrol exception dilakukan melalui web admin.

Tujuan Bisnis WIP Tracking

1. Menyediakan visibilitas posisi barang di setiap pos produksi secara real-time.
2. Menjamin traceability per production order, product, lot, dan trolley sepanjang proses produksi.
3. Mengurangi kehilangan jejak barang saat perpindahan antar pos.
4. Mempercepat identifikasi bottleneck proses berdasarkan waktu tinggal (dwell time) per pos.
5. Menyiapkan handoff ke proses gudang dengan status siap FG yang terkontrol.

Nilai Operasional untuk Organisasi

1. Supervisor produksi dapat memantau antrian dan progres setiap pos tanpa menunggu laporan manual.
2. Warehouse memperoleh kepastian kapan lot tertentu benar-benar siap diterima sebagai FG.
3. Manajemen mendapatkan data lead time antar pos yang dapat dipakai untuk peningkatan produktivitas.
4. Risiko salah lot, salah trolley, atau salah pos dapat ditekan melalui scan validation.
5. Audit proses produksi menjadi lebih mudah karena jejak event tersimpan lengkap.

Arsitektur Skenario WIP Tracking

Skenario 1 — Scan In ke Pos Produksi

Karakter utama: Operator produksi (handheld), Supervisor produksi (web admin)

Alur ringkas:

1. Supervisor membuka WIP task berdasarkan production order yang aktif.
2. Operator memindai production order, product, lot, dan trolley di handheld.
3. Operator memilih atau memindai pos tujuan (pos saat ini).
4. Sistem memvalidasi kecocokan data master dan urutan proses pos.
5. Sistem mencatat event WIP Scan In dengan timestamp dan operator.
6. Status lot/trolley berubah menjadi In Progress at Pos.

---

Skenario 2 — Pindah dari Pos A ke Pos B (Normal Flow)

Karakter utama: Operator produksi (handheld)

Alur ringkas:

1. Operator melakukan scan out pada pos asal.
2. Sistem memeriksa bahwa status item masih aktif di pos asal.
3. Operator memindai pos tujuan berikutnya.
4. Sistem mencatat event perpindahan dari pos asal ke pos tujuan.
5. Status WIP diperbarui ke pos tujuan secara real-time.

---

Skenario 3 — Partial Movement per Lot/Trolley

Karakter utama: Operator produksi (handheld), Supervisor produksi (web admin)

Alur ringkas:

1. Sebagian lot/trolley dipindahkan ke pos berikutnya, sebagian tetap di pos awal.
2. Operator menginput kuantitas atau unit lot/trolley yang berpindah.
3. Sistem membagi status WIP menjadi dua cabang: moved dan remaining.
4. Supervisor memantau dua status tersebut di dashboard WIP.

---

Skenario 4 — Hold dan Rework di Pos Tertentu

Karakter utama: Operator produksi (handheld), Supervisor produksi (web admin)

Alur ringkas:

1. Operator menemukan kondisi yang mengharuskan lot ditahan.
2. Operator mengubah status ke On Hold dan memilih alasan.
3. Supervisor meninjau status hold dan menentukan tindakan: lanjut, rework, atau scrap handling sesuai SOP produksi.
4. Jika rework disetujui, lot dikembalikan ke pos rework yang ditentukan dan event WIP dicatat.

---

Skenario 5 — Closing WIP di Pos Produksi Terakhir

Karakter utama: Operator produksi (handheld), Supervisor produksi (web admin)

Alur ringkas:

1. Operator menyelesaikan proses di pos terakhir.
2. Operator melakukan scan out final untuk lot/trolley terkait.
3. Sistem menandai status lot/trolley sebagai Ready FG.
4. Supervisor memverifikasi penyelesaian dan menutup WIP record.
5. Sistem menyiapkan pointer handoff ke proses gudang berikutnya.

---

SOP End-to-End

Fase 1 — Aktivasi WIP Tracking (Web Admin)

Langkah	Aktor	Aktivitas
1.1	Supervisor produksi	Pilih production order yang akan diproses.
1.2	Supervisor produksi	Tentukan product, lot, trolley, dan urutan pos yang berlaku.
1.3	Supervisor produksi	Buka WIP task dengan status Open.
1.4	Sistem	Menyiapkan daftar pos yang valid untuk proses scan.

Fokus kontrol: WIP hanya dapat dimulai untuk production order aktif dan lot yang valid.

---

Fase 2 — Eksekusi Scan In/Out per Pos (Handheld)

Langkah	Aktor	Aktivitas
2.1	Operator produksi	Scan production order, product, lot, dan trolley.
2.2	Operator produksi	Lakukan scan in ke pos aktif.
2.3	Operator produksi	Lakukan scan out saat proses pada pos selesai.
2.4	Sistem	Catat timestamp, operator, pos asal/tujuan, dan status event.
2.5	Sistem	Update posisi WIP real-time di dashboard.

Fokus kontrol: Setiap perpindahan pos wajib memiliki pasangan event scan in/scan out yang valid.

---

Fase 3 — Monitoring dan Penanganan Exception (Web Admin + Handheld)

Langkah	Aktor	Aktivitas
3.1	Supervisor produksi	Pantau dwell time dan status lot/trolley di setiap pos.
3.2	Operator produksi	Laporkan kondisi hold, mismatch, atau kendala proses via handheld.
3.3	Supervisor produksi	Tentukan tindakan korektif: lanjut, partial movement, rework, atau hold lanjutan.
3.4	Sistem	Simpan histori keputusan dan perubahan status.

Fokus kontrol: Exception kritikal mengikuti jalur eskalasi pada dokumen Exception & Escalation Matrix.

---

Fase 4 — Penutupan WIP (Ready FG)

Langkah	Aktor	Aktivitas
4.1	Operator produksi	Lakukan scan out final di pos terakhir produksi.
4.2	Sistem	Ubah status WIP menjadi Ready FG.
4.3	Supervisor produksi	Verifikasi final dan tutup WIP record.
4.4	Sistem	Simpan histori lengkap dan buat pointer handoff ke proses gudang.

Fokus kontrol: WIP hanya boleh ditutup jika seluruh lot/trolley pada production order telah memiliki status final Ready FG atau status exception yang disetujui.

---

Data Kontrol Minimum per Event WIP

Data	Keterangan
Production Order	Referensi order produksi utama
Product	Item produk yang sedang diproses
Lot	Identitas lot produksi
Trolley	Identitas media angkut fisik pergerakan
Pos Asal	Pos sebelum perpindahan
Pos Tujuan	Pos setelah perpindahan
Timestamp	Waktu event scan tercatat
Operator	User yang melakukan transaksi
Status Event	Scan In, Scan Out, On Hold, Rework, Ready FG

Pengecualian Umum

Kondisi	Penanganan
Scan lot tidak sesuai production order	Sistem menolak transaksi; operator wajib verifikasi lot yang benar.
Pos tujuan tidak valid dalam urutan proses	Sistem memblokir perpindahan; supervisor melakukan koreksi rute.
Scan out tanpa scan in	Sistem menolak transaksi karena urutan event tidak valid.
Dwell time melewati ambang	Sistem memberi alert; supervisor wajib melakukan tindakan korektif.
Trolley mismatch (ID tidak sesuai)	Sistem menahan update status sampai trolley valid dipindai ulang.

Peran Tim dalam WIP Tracking

Peran	Platform	Tanggung Jawab
Supervisor Produksi	Web Admin	Aktivasi WIP task, monitoring progres per pos, pengambilan keputusan exception, penutupan WIP.
Operator Produksi	Handheld	Scan in/out per pos, update status hold/rework, memastikan data event akurat.
Warehouse Supervisor	Web Admin	Monitoring readiness status Ready FG sebagai acuan handoff ke proses gudang.

KPI Proses WIP Tracking

KPI	Target
Akurasi posisi lot/trolley per pos	≥ 99%
Kepatuhan scan event (scan in + scan out)	100%
WIP dengan traceability lengkap	100% per production order
Breach dwell time per pos	≤ 5% dari total lot aktif
Ketepatan status Ready FG saat closing	100%