Dispatch Process

Ringkasan

Dispatch Process adalah tahap pelepasan barang dari area staging menjadi pengiriman resmi dari gudang. Pada proses ini, status outbound berubah menjadi Dispatch setelah seluruh prasyarat operasional terpenuhi.

Status akhir pada dokumen ini berhenti di Dispatch. Proses delivery confirmation atau proof of delivery tidak menjadi bagian wajib pada baseline proses saat ini.

Sesuai prinsip mobile-first WMS, aktivitas lapangan dilakukan melalui handheld, sedangkan fungsi administratif dilakukan melalui web admin.

Tujuan Bisnis Dispatch

1. Memastikan pelepasan barang dari gudang dilakukan secara sah dan terkontrol.
2. Menjamin data pengiriman minimum tercatat sebelum status Dispatch.
3. Mengurangi risiko pelepasan barang tanpa informasi transportasi yang memadai.
4. Menjaga transisi yang rapi dari siap dispatch ke Dispatch.
5. Memberikan visibilitas status outbound untuk operasional dan manajemen.

Nilai Operasional untuk Organisasi

1. Tim warehouse memiliki checkpoint akhir yang jelas sebelum barang keluar gudang.
2. Tim supervisor dapat mencegah dispatch yang belum memenuhi syarat data.
3. Tim manajemen memperoleh jejak proses dispatch yang konsisten.
4. Risiko dispute pengiriman berkurang karena data transportasi tercatat.

Aturan Wajib Sebelum Dispatch

Sebelum status outbound dapat diubah menjadi Dispatch, user wajib mengisi minimal salah satu data berikut:

1. Detail ekspedisi.
2. Nomor polisi kendaraan.

Catatan:

1. Cukup salah satu field terisi untuk melanjutkan proses Dispatch.
2. Data yang diinput menjadi bagian dari data Shipping/Outbound Order.

Arsitektur Skenario Dispatch

1. Dispatch dengan Data Ekspedisi

Skenario ini digunakan ketika pengiriman dikelola melalui mitra ekspedisi.

Karakter utama:

1. Data ekspedisi menjadi acuan utama dispatch.
2. Nomor polisi dapat ditambahkan jika tersedia.
3. Status Dispatch dapat diproses setelah data minimum terpenuhi.

Alur ringkas:

1. Outbound berada pada status siap dispatch.
2. User mengisi detail ekspedisi.
3. Tim melakukan verifikasi akhir paket di staging.
4. Status outbound diubah menjadi Dispatch.

2. Dispatch dengan Nomor Polisi Kendaraan

Skenario ini digunakan ketika pengiriman menggunakan kendaraan yang diidentifikasi langsung dengan nomor polisi.

Karakter utama:

1. Nomor polisi menjadi data minimum untuk dispatch.
2. Detail ekspedisi dapat kosong pada skenario ini.
3. Pelepasan barang tetap harus melewati verifikasi staging.

Alur ringkas:

1. Outbound siap dispatch.
2. User mengisi nomor polisi kendaraan.
3. Tim melakukan verifikasi akhir.
4. Status outbound diubah menjadi Dispatch.

3. Dispatch dengan Data Lengkap

Skenario ini digunakan ketika user mengisi kedua data: ekspedisi dan nomor polisi.

Karakter utama:

1. Memberikan jejak data transportasi yang lebih lengkap.
2. Cocok untuk kebutuhan kontrol operasional lebih ketat.
3. Memudahkan pelacakan internal setelah dispatch.

Alur ringkas:

1. Outbound siap dispatch.
2. User mengisi detail ekspedisi dan nomor polisi.
3. Tim melakukan validasi akhir dokumen dan paket.
4. Status outbound diubah menjadi Dispatch.

4. Dispatch Tertahan karena Data Tidak Lengkap

Skenario ini terjadi ketika user belum mengisi ekspedisi maupun nomor polisi.

Karakter utama:

1. Dispatch tidak boleh dilanjutkan.
2. Outbound tetap berada pada status siap dispatch.
3. Membutuhkan tindakan koreksi input data sebelum pelepasan barang.

Alur ringkas:

1. Outbound siap dispatch.
2. Sistem mengecek data minimum transportasi.
3. Jika keduanya kosong, proses dispatch ditahan.
4. User melengkapi salah satu data wajib.

SOP Dispatch End-to-End

Fase 1: Validasi Kesiapan Outbound

1. Pastikan outbound sudah berada pada status siap dispatch.
2. Pastikan paket di staging sudah lolos validasi dari proses sebelumnya.
3. Pastikan tidak ada hold operasional yang aktif.

Fokus kontrol:

1. Dispatch hanya diproses untuk outbound yang benar-benar siap.
2. Tidak ada pelepasan barang dari status non-ready.

Fase 2: Input Data Transportasi (Web Admin)

1. User membuka data outbound yang akan didispatch.
2. User mengisi detail ekspedisi atau nomor polisi kendaraan.
3. Data disimpan ke Shipping/Outbound Order.

Fokus kontrol:

1. Minimal salah satu field wajib terisi.
2. Jika kedua field kosong, status tidak dapat berubah ke Dispatch.

Fase 3: Verifikasi Lapangan (Handheld)

1. Petugas melakukan konfirmasi lapangan pada titik pelepasan barang.
2. Kesesuaian paket dan order dipastikan sebelum keluar gudang.
3. Konfirmasi lapangan dicatat melalui handheld.

Fokus kontrol:

1. Barang tidak dilepas tanpa konfirmasi lapangan.
2. Ketidaksesuaian ditahan sebelum status Dispatch.

Fase 4: Ubah Status ke Dispatch

1. User melakukan final action untuk mengubah status outbound ke Dispatch.
2. Sistem mencatat waktu dan jejak perubahan status.
3. Outbound ditutup pada tahap Dispatch sesuai scope proses ini.

Fokus kontrol:

1. Status Dispatch menjadi akhir proses pada dokumen ini.
2. Delivery confirmation bukan langkah wajib pada baseline.

Alur Ringkas untuk Presentasi

1. Outbound mencapai status siap dispatch.
2. User mengisi detail ekspedisi atau nomor polisi kendaraan.
3. Data tersimpan ke Shipping/Outbound Order.
4. Tim melakukan verifikasi lapangan melalui handheld.
5. Status outbound diubah menjadi Dispatch.
6. Proses berakhir pada status Dispatch.

Pengecualian Umum dan Tindakan Operasional

Data Transportasi Belum Terisi

Tindakan:

1. Tahan proses perubahan status.
2. Minta user melengkapi minimal satu field: ekspedisi atau nomor polisi.
3. Lanjutkan hanya setelah data valid tersimpan.

Data Ekspedisi atau Nomor Polisi Salah Input

Tindakan:

1. Koreksi data pada Shipping/Outbound Order sebelum status Dispatch.
2. Verifikasi ulang dengan tim lapangan.
3. Lanjutkan proses setelah data benar.

Ketidaksesuaian Paket di Titik Pelepasan

Tindakan:

1. Tahan dispatch untuk outbound terkait.
2. Lakukan pemeriksaan ulang paket dan referensi order.
3. Ubah status ke Dispatch setelah mismatch terselesaikan.

Hold Operasional Menjelang Dispatch

Tindakan:

1. Outbound tetap pada status siap dispatch.
2. Supervisor melakukan review penyebab hold.
3. Dispatch dilanjutkan setelah hold dilepas.

Peran Tim dalam Proses Dispatch

Peran	Tanggung Jawab
User Web Admin	Menginput data transportasi dan melakukan perubahan status akhir
Petugas Gudang (Handheld)	Melakukan verifikasi lapangan sebelum pelepasan barang
Warehouse Supervisor	Mengawasi kepatuhan proses dan menyetujui pelepasan saat ada exception
Tim Staging/Loading	Menyiapkan pelepasan fisik barang sesuai outbound
Manajemen Operasional	Memantau performa Dispatch dan kepatuhan data

Indikator Performa Kunci (KPI)

1. Dispatch Readiness-to-Dispatch Time — Rata-rata waktu dari siap dispatch hingga status Dispatch.
2. Transport Data Completeness Rate — Persentase outbound Dispatch dengan minimal satu data transportasi terisi sesuai aturan.
3. Dispatch Hold Ratio — Persentase outbound yang tertahan di tahap dispatch karena data atau verifikasi tidak valid.
4. Dispatch Accuracy Rate — Persentase dispatch tanpa mismatch paket di titik pelepasan.
5. Urgent Dispatch Response Time — Waktu respons untuk outbound prioritas hingga mencapai status Dispatch.