Cycle Count / Stock Opname Process

Ringkasan

Cycle Count / Stock Opname Process adalah proses verifikasi fisik stok terhadap data sistem secara berkala (periodik) maupun berdasarkan kebutuhan khusus (ad-hoc). Tujuan utamanya adalah menjaga akurasi stok tanpa harus menutup seluruh operasional gudang.

Pada baseline proses ini, cycle count wajib menerapkan freeze transaksi, namun dapat dilakukan sebagai partial freeze berdasarkan lokasi atau item yang sedang dihitung. Artinya, hanya area yang dihitung yang diblokir sementara, sementara area lain dapat tetap beroperasi.

Persetujuan adjustment atas selisih hasil hitung dilakukan oleh Manager Gudang.

Sesuai prinsip mobile-first WMS, aktivitas hitung lapangan dilakukan melalui handheld, sedangkan perencanaan count, review selisih, dan approval adjustment dilakukan melalui web admin.

Tujuan Bisnis Cycle Count

1. Menjaga akurasi data stok antara sistem dan kondisi fisik di gudang.
2. Mendeteksi discrepancy lebih cepat sebelum berdampak ke proses picking, replenishment, atau dispatch.
3. Menurunkan kebutuhan full stock opname yang menghentikan operasional gudang.
4. Menetapkan tata kelola adjustment stok yang terkontrol melalui approval Manager Gudang.
5. Menyediakan jejak audit lengkap untuk aktivitas hitung dan adjustment.

Nilai Operasional untuk Organisasi

1. Tim gudang dapat menjaga kualitas data stok secara kontinu melalui count periodik.
2. Tim operasional dapat menjalankan investigasi cepat melalui count ad-hoc saat ada insiden.
3. Tim manajemen memiliki visibilitas tren selisih stok per lokasi, item, dan periode.
4. Risiko salah kirim akibat stok sistem tidak akurat berkurang.
5. Kualitas perencanaan pengadaan dan produksi meningkat karena data stok lebih andal.

Arsitektur Skenario

Skenario 1 — Cycle Count Periodik (Terjadwal)

Karakter utama: Supervisor gudang (web admin), Counter/staff gudang (handheld), Manager gudang (web admin)

Alur ringkas:

1. Supervisor membuat jadwal cycle count periodik (harian/mingguan/bulanan).
2. Supervisor membuat Cycle Count Order berdasarkan lokasi/item tertentu.
3. Sistem menerapkan freeze parsial pada lokasi/item yang masuk scope count.
4. Counter melakukan hitung fisik melalui handheld dan menginput kuantitas aktual.
5. Sistem membandingkan hasil hitung dengan stok sistem.
6. Jika ada selisih, Manager Gudang review dan approve adjustment.
7. Setelah selesai, freeze dilepas dan status count menjadi Done.

---

Skenario 2 — Cycle Count Ad-Hoc karena Discrepancy

Karakter utama: Supervisor gudang (web admin), Counter/staff gudang (handheld), Manager gudang (web admin)

Alur ringkas:

1. Discrepancy terdeteksi dari proses operasional (misalnya saat picking atau replenishment).
2. Supervisor membuat Cycle Count Order ad-hoc untuk lokasi/item terdampak.
3. Sistem menerapkan freeze parsial pada scope ad-hoc tersebut.
4. Counter melakukan hitung fisik segera melalui handheld.
5. Sistem menampilkan varians real-time.
6. Manager Gudang memutuskan approve/reject adjustment.

---

Skenario 3 — Partial Freeze Multi-Lokasi

Karakter utama: Supervisor gudang (web admin), Counter/staff gudang (handheld)

Alur ringkas:

1. Supervisor memilih beberapa lokasi untuk dihitung secara paralel.
2. Sistem melakukan freeze hanya pada lokasi terpilih, bukan seluruh gudang.
3. Transaksi pada lokasi lain tetap berjalan normal.
4. Counter menghitung lokasi per lokasi dan mengkonfirmasi di handheld.
5. Freeze pada setiap lokasi dilepas otomatis setelah lokasi tersebut dinyatakan selesai.

---

Skenario 4 — Double Count untuk Varians Besar

Karakter utama: Supervisor gudang (web admin), Counter pertama (handheld), Counter kedua (handheld), Manager gudang (web admin)

Alur ringkas:

1. Hasil hitung pertama menunjukkan selisih di atas ambang yang ditetapkan.
2. Sistem menandai baris sebagai Require Recount.
3. Supervisor menugaskan counter kedua untuk hitung ulang.
4. Hasil recount dibandingkan dengan hitung pertama dan stok sistem.
5. Manager Gudang menggunakan hasil validasi akhir untuk approve adjustment.

---

Skenario 5 — Item Tidak Ditemukan di Lokasi

Karakter utama: Counter/staff gudang (handheld), Supervisor gudang (web admin), Manager gudang (web admin)

Alur ringkas:

1. Counter tidak menemukan item yang seharusnya ada di lokasi.
2. Counter menandai hasil sebagai Not Found di handheld.
3. Supervisor melakukan pengecekan lokasi alternatif atau histori pergerakan terakhir.
4. Jika tetap tidak ditemukan, varians diproses untuk keputusan adjustment oleh Manager Gudang.
5. Catatan investigasi disimpan sebagai lampiran audit.

---

SOP End-to-End

Fase 1 — Perencanaan dan Rilis Cycle Count Order (Web Admin)

Langkah	Aktor	Aktivitas
1.1	Supervisor	Tentukan jenis cycle count: Periodik atau Ad-hoc.
1.2	Supervisor	Pilih scope count: lokasi, item, batch/lot (jika berlaku).
1.3	Supervisor	Buat Cycle Count Order dan assign counter.
1.4	Sistem	Terapkan status Open pada Cycle Count Order.
1.5	Sistem	Aktifkan freeze transaksi pada scope terpilih (partial freeze).

Fokus kontrol: Freeze bersifat wajib untuk scope yang dihitung. Transaksi inbound, outbound, putaway, pick, dan move pada scope freeze harus diblokir sementara.

---

Fase 2 — Eksekusi Hitung Fisik (Handheld)

Langkah	Aktor	Aktivitas
2.1	Counter	Buka task cycle count di handheld.
2.2	Counter	Pindai lokasi, lalu pindai item/batch jika diperlukan.
2.3	Counter	Input kuantitas fisik aktual yang ditemukan.
2.4	Sistem	Simpan hasil hitung dan tandai baris Counted.
2.5	Sistem	Hitung varians terhadap stok sistem secara otomatis.

Fokus kontrol: Counter hanya dapat menginput hasil pada scope yang sudah ditetapkan pada Order. Perubahan scope saat eksekusi harus melalui supervisor.

---

Fase 3 — Review Varians dan Recount (Web Admin + Handheld)

Langkah	Aktor	Aktivitas
3.1	Supervisor	Review varians hasil count di web admin.
3.2	Supervisor	Untuk varians signifikan, aktifkan recount (double count).
3.3	Counter kedua	Lakukan recount melalui handheld.
3.4	Sistem	Konsolidasikan hasil count dan recount sebagai dasar keputusan.

Fokus kontrol: Varians di atas ambang batas tidak boleh langsung di-adjust tanpa recount atau justifikasi investigasi yang sah.

---

Fase 4 — Approval Adjustment dan Penutupan (Web Admin)

Langkah	Aktor	Aktivitas
4.1	Manager Gudang	Review hasil final count dan investigasi varians.
4.2	Manager Gudang	Approve atau reject stock adjustment.
4.3	Sistem	Jika approve: update stok sesuai hasil final count.
4.4	Sistem	Lepaskan freeze transaksi pada scope count.
4.5	Sistem	Ubah status Cycle Count Order menjadi Done.

Fokus kontrol: Otoritas approve adjustment hanya dimiliki Manager Gudang.

---

Alur Ringkas untuk Presentasi

Cycle Count Trigger
(Periodik / Ad-hoc)
         │
         ▼
Buat Cycle Count Order (Web Admin)
         │
         ▼
Partial Freeze Scope Count
(lokasi/item terpilih)
         │
         ▼
Hitung Fisik via Handheld
(scan lokasi + input qty aktual)
         │
         ▼
Bandingkan dengan Stok Sistem
         │
         ├── Varians Kecil ──► Review
         │
         └── Varians Besar ──► Recount
                               │
                               ▼
                     Approval Manager Gudang
                               │
                               ▼
                    Adjustment + Release Freeze
                               │
                               ▼
                         Status Done

---

Pengecualian Umum

Kondisi	Penanganan
Counter mencoba count di luar scope Order	Sistem menolak input; supervisor harus memperbarui scope jika diperlukan.
Transaksi operasional tetap berjalan di lokasi freeze	Sistem memblokir transaksi dan menampilkan alasan lokasi sedang cycle count.
Varians besar tanpa recount	Sistem menahan proses adjustment sampai recount atau justifikasi investigasi disetujui.
Manager Gudang menolak adjustment	Order tetap In Review; supervisor wajib lakukan investigasi lanjutan atau recount tambahan.
Koneksi handheld terputus saat count	Data disimpan sementara (queued) dan disinkronkan saat koneksi pulih.

---

Peran Tim

Peran	Platform	Tanggung Jawab
Supervisor Gudang	Web Admin	Menentukan scope, membuat Cycle Count Order, menetapkan counter, memonitor varians.
Counter / Staff Gudang	Handheld	Melakukan hitung fisik dan input hasil count sesuai task.
Manager Gudang	Web Admin	Otoritas final untuk approval/rejection stock adjustment.

---

KPI Proses Cycle Count

KPI	Target
Ketepatan pelaksanaan jadwal cycle count periodik	≥ 95% sesuai rencana periode
Akurasi stok setelah cycle count	≥ 99% pada scope yang dihitung
SLA penyelesaian cycle count ad-hoc	≤ 4 jam sejak order dibuat
Varians besar yang diproses dengan recount	100% sesuai kebijakan
Approval adjustment oleh otoritas yang tepat	100% oleh Manager Gudang