Picking Process

Ringkasan

Picking Process adalah proses pengambilan barang dari lokasi simpan untuk memenuhi kebutuhan pengiriman yang sudah valid. Di Siloora WMS, picking dimulai setelah Outbound Order terbentuk dari sinkronisasi SAP dan berakhir pada handover ke area staging.

Sesuai prinsip mobile-first WMS, aktivitas lapangan dijalankan melalui handheld. Pembuatan picking order dilakukan melalui web admin (backend), sedangkan eksekusi picking dilakukan oleh petugas melalui handheld.

Batas scope dokumen ini hanya pada pembuatan dan eksekusi picking sampai handover staging. Aktivitas packing dan dispatch/goods issue berada di dokumen terpisah.

Tujuan Bisnis Picking

1. Memastikan barang yang dipick sesuai kebutuhan Outbound Order.
2. Menjamin ketepatan item, kuantitas, dan lokasi saat pengambilan barang.
3. Mempercepat pemenuhan Outbound Order tanpa mengorbankan akurasi.
4. Menjaga visibilitas status task picking dari pembuatan sampai selesai.
5. Mendukung alur handover ke staging secara tertib dan terdokumentasi.

Nilai Operasional untuk Organisasi

1. Tim warehouse memiliki pola kerja picking yang konsisten dari order creation hingga task execution.
2. Tim supervisor memperoleh kontrol terhadap prioritas picking dan exception secara real-time.
3. Manajemen mendapatkan transparansi performa picking untuk evaluasi operasional.
4. Risiko salah item, salah kuantitas, dan keterlambatan handover ke staging dapat ditekan.

Alur Kerja Pembuatan Picking Order

Bagian ini menjelaskan alur kerja utama yang menjadi baseline proses picking.

1. Outbound Order (Delivery Order dari SAP) tersinkronisasi dari SAP.
2. Data order muncul pada tabel modul Shipping Order di WMS.
3. User membuat picking order dari Outbound Order yang valid.
4. User mengisi daftar barang yang akan dipicking satu per satu sesuai detail Delivery Order.
5. User dapat menggunakan fitur Import Item from Delivery Order.
6. Saat tombol import ditekan, sistem menampilkan detail daftar Delivery Order.
7. User memilih item dari daftar tersebut.
8. Daftar item pada picking order terupdate otomatis sesuai pilihan user.

Arsitektur Skenario Picking

1. Directed Picking (Skenario Standar)

Skenario default ketika sistem memberikan arahan urutan picking berdasarkan lokasi dan prioritas task.

Karakter utama:

1. Cocok untuk operasi harian reguler.
2. Mengurangi waktu pencarian barang.
3. Menjaga konsistensi eksekusi antar petugas.

Alur ringkas:

1. Picking order dibuat dari Outbound Order.
2. Task diarahkan ke petugas melalui handheld.
3. Petugas mengikuti urutan lokasi yang disarankan.
4. Hasil pick dikonfirmasi dan dikirim ke staging.

2. Batch Picking

Skenario ketika beberapa order digabung dalam satu sesi picking untuk efisiensi rute dan waktu kerja.

Karakter utama:

1. Efektif untuk volume order tinggi.
2. Mengurangi bolak-balik antar lorong.
3. Memerlukan kontrol konsolidasi yang rapi di staging.

Alur ringkas:

1. User membuat batch picking order dari beberapa Outbound Order.
2. Petugas menerima task gabungan di handheld.
3. Barang dipick per rute optimal.
4. Item dikonsolidasikan sesuai order masing-masing di staging.

3. Priority/Urgent Picking

Skenario untuk order berprioritas tinggi yang harus diproses lebih cepat dari antrean reguler.

Karakter utama:

1. SLA waktu lebih ketat.
2. Supervisi lebih dekat dari atasan operasional.
3. Dapat memotong antrean task non-prioritas.

Alur ringkas:

1. Picking order diberi prioritas urgent.
2. Task langsung dialokasikan ke petugas tersedia.
3. Eksekusi pick dipantau real-time.
4. Handover staging dilakukan lebih dulu untuk order urgent.

4. Split-Location Picking

Skenario saat kebutuhan kuantitas item tersebar di beberapa lokasi simpan berbeda.

Karakter utama:

1. Satu item diambil dari lebih dari satu lokasi.
2. Membutuhkan ketelitian tinggi pada akumulasi kuantitas.
3. Risiko selisih lebih tinggi jika konfirmasi tidak disiplin.

Alur ringkas:

1. Sistem menunjukkan beberapa lokasi sumber untuk item yang sama.
2. Petugas mengambil item per lokasi sesuai kuantitas yang diminta.
3. Kuantitas dari semua lokasi digabung di task yang sama.
4. Total hasil pick dikonfirmasi sebelum handover staging.

5. Partial Fulfillment Picking

Skenario ketika stok tidak cukup untuk memenuhi seluruh kebutuhan Outbound Order dalam satu kali picking.

Karakter utama:

1. Tetap mengutamakan pemenuhan sebagian agar alur lanjut berjalan.
2. Sisa kebutuhan dicatat untuk tindak lanjut.
3. Membutuhkan komunikasi jelas ke tim terkait shipping.

Alur ringkas:

1. Petugas menemukan keterbatasan stok saat picking.
2. Kuantitas yang tersedia tetap dipick dan dikonfirmasi.
3. Kekurangan dicatat sebagai partial fulfillment.
4. Task dilanjutkan ke staging dengan status pemenuhan sebagian.

SOP Picking End-to-End

Fase 1: Validasi Sumber Order

1. Pastikan Outbound Order berasal dari sinkronisasi SAP yang valid.
2. Verifikasi data order sudah tersedia pada tabel Shipping Order.
3. Tentukan order mana yang akan dibuatkan picking order.

Fokus kontrol:

1. Hanya order valid yang boleh dibuatkan picking order.
2. Tidak ada task picking tanpa referensi Outbound Order.

Fase 2: Pembuatan Picking Order (Web Admin)

1. User membuat picking order dari Outbound Order.
2. User dapat menambah item satu per satu berdasarkan delivery order.
3. Alternatifnya, user menggunakan fitur Import Item from Delivery Order.
4. User memilih item dari detail list delivery order.
5. Sistem memperbarui list item picking order secara otomatis.

Fokus kontrol:

1. Daftar item picking harus konsisten dengan delivery order.
2. Tidak ada item liar di luar referensi order sumber.

Fase 3: Assignment Task ke Handheld

1. Picking order yang siap diproses dialokasikan ke petugas gudang.
2. Task dikirim ke handheld sesuai prioritas dan beban kerja.
3. Petugas mengonfirmasi penerimaan task.

Fokus kontrol:

1. Distribusi task harus seimbang dan terpantau.
2. Task prioritas tidak tertinggal di antrean.

Fase 4: Eksekusi Picking (Handheld)

1. Petugas menjalankan task picking melalui handheld.
2. Petugas menuju lokasi sumber dan melakukan scan/konfirmasi item.
3. Kuantitas aktual yang dipick dicatat per item.
4. Jika item berasal dari beberapa lokasi, pick dilakukan berurutan sampai kebutuhan terpenuhi atau stok habis.

Fokus kontrol:

1. Validasi item dan kuantitas dilakukan di titik eksekusi.
2. Seluruh konfirmasi lapangan dilakukan melalui handheld sesuai prinsip mobile-first.
3. Selisih harus dicatat saat terjadi, bukan di akhir proses.

Fase 5: Konsolidasi dan Handover ke Staging

1. Hasil picking dikonsolidasikan di area staging.
2. Daftar item hasil pick direkonsiliasi dengan picking order.
3. Handover ke staging dikonfirmasi sebagai akhir proses picking.
4. Hasil handover ini menjadi input tahap readiness pada proses Shipping.

Fokus kontrol:

1. Output picking harus lengkap dan dapat ditelusuri.
2. Packing dan dispatch tidak diproses pada tahap ini.

Alur Ringkas untuk Presentasi

1. SAP sinkronkan Outbound Order ke WMS.
2. Data order muncul di modul Shipping Order.
3. User membuat picking order dari Outbound Order.
4. User isi item manual atau gunakan Import Item from Delivery Order.
5. Daftar item picking order terupdate sesuai pilihan user.
6. Task picking dikirim ke handheld petugas.
7. Petugas mengeksekusi picking di lokasi simpan.
8. Hasil pick dihandover ke staging untuk proses berikutnya.

Pengecualian Umum dan Tindakan Operasional

Item Delivery Order Tidak Muncul Saat Import

Tindakan:

1. Validasi kembali status Outbound Order dan data sinkronisasi.
2. Pastikan Delivery Order terkait sudah siap diproses.
3. Lakukan refresh data sebelum pembuatan picking order dilanjutkan.

Selisih Kuantitas Saat Eksekusi Picking

Tindakan:

1. Catat kuantitas aktual pada handheld saat kejadian.
2. Tandai item sebagai partial fulfillment jika stok tidak cukup.
3. Informasikan kekurangan ke supervisor untuk keputusan lanjutan.

Konflik Prioritas Task Picking

Tindakan:

1. Supervisor melakukan reprioritas task berdasarkan urgensi order.
2. Task non-kritis dapat dijadwalkan ulang.
3. Pastikan task urgent diproses terlebih dahulu.

Lokasi Sumber Tidak Sesuai Kondisi Sistem

Tindakan:

1. Petugas melakukan konfirmasi mismatch di handheld.
2. Supervisor melakukan verifikasi cepat atas lokasi alternatif.
3. Task dilanjutkan setelah rute pick diperbarui.

Peran Tim dalam Proses Picking

Peran	Tanggung Jawab
User Web Admin	Membuat picking order dan menyusun item order
Petugas Gudang (Handheld)	Menjalankan eksekusi picking di lapangan
Warehouse Supervisor	Mengatur prioritas, assignment, dan exception picking
Tim Staging	Menerima handover hasil picking untuk proses lanjutan
Manajemen Operasional	Memantau performa picking dan bottleneck harian

Indikator Performa Kunci (KPI)

1. Picking Accuracy Rate — Persentase kesesuaian item dan qty antara picking order dan hasil pick.
2. Picking Cycle Time — Rata-rata waktu dari task assigned sampai handover staging.
3. Partial Fulfillment Ratio — Persentase picking order yang dipenuhi sebagian.
4. Urgent Picking Response Time — Waktu respons dari task urgent dibuat sampai mulai dieksekusi.
5. Task Completion Rate — Persentase task picking selesai sesuai target shift.