Return Process

Ringkasan

Return Process mencakup tiga jalur return yang beroperasi secara mandiri namun berbagi mekanisme Return Order sebagai dokumen kontrol:

1. Customer Return — barang dari pelanggan diterima kembali oleh gudang, langsung masuk status karantina dengan alasan customer return.
2. Return Raw Material dari Produksi — barang bahan baku atau semi-jadi dikembalikan dari lantai produksi ke gudang produksi tanpa karantina. Terdapat sub-alur khusus untuk material slurry yang memerlukan proses mixing dan pencatatan berat akhir serta kadar persentase via integrasi API timbangan produksi.
3. Return to Vendor (RTV) — barang dikembalikan ke supplier menggunakan dokumen PO Return. Barang masuk status karantina sebelum proses pengiriman ke supplier dieksekusi.

Untuk setiap jalur, Return Order wajib dibuat terlebih dahulu di sistem sebelum penerimaan barang fisik dilakukan. Sesuai prinsip mobile-first WMS, aktivitas lapangan dilakukan melalui handheld, sedangkan fungsi administratif (pembuatan Return Order, konfirmasi karantina, verifikasi RTV) dilakukan melalui web admin.

Tujuan Bisnis Return

1. Memastikan setiap pergerakan stok return terdokumentasi dengan Return Order sebagai referensi.
2. Memisahkan barang return dari stok reguler secara otomatis melalui status karantina.
3. Menangani material khusus (slurry) dengan pencatatan akurat yang terintegrasi dengan timbangan produksi.
4. Menjaga visibilitas stok return bagi tim warehouse, produksi, dan manajemen.
5. Menyediakan jejak audit yang lengkap untuk setiap tipe return.

Nilai Operasional untuk Organisasi

1. Tim warehouse memiliki alur penerimaan return yang terstandarisasi dan tidak bergantung pada memo manual.
2. Tim produksi dapat mengembalikan material (termasuk slurry) ke gudang dengan pencatatan kadar yang akurat dan otomatis.
3. Tim pengadaan dapat memproses RTV dengan dasar dokumen PO Return yang terlacak.
4. Manajemen mendapatkan laporan stok karantina yang terpisah dari stok aktif.
5. Risiko stok return tercampur dengan stok jual berkurang secara signifikan.

Arsitektur Skenario

Skenario 1 — Customer Return Standar

Karakter utama: Staff gudang (handheld), Supervisor warehouse (web admin)

Alur ringkas:

1. Supervisor membuat Return Order di web admin berdasarkan permintaan return dari pelanggan.
2. Staff gudang menerima barang fisik dari kurir atau pelanggan.
3. Staff gudang memindai Return Order melalui handheld dan melakukan penerimaan barang.
4. Sistem secara otomatis menempatkan barang ke lokasi karantina dengan status Quarantine dan alasan customer return.
5. Supervisor melakukan verifikasi kondisi barang dan menentukan disposisi berikutnya (restock, reject, atau RTV).

---

Skenario 2 — Return Raw Material dari Produksi (Non-Slurry)

Karakter utama: Operator produksi (handheld), Staff gudang produksi (web admin)

Alur ringkas:

1. Staff gudang produksi membuat Return Order di web admin untuk material yang akan dikembalikan dari lantai produksi.
2. Operator produksi memindai Return Order melalui handheld dan melakukan serah terima barang.
3. Barang diterima langsung menjadi stok aktif di gudang produksi — tidak melewati karantina.
4. Kuantitas dan lokasi stok gudang produksi diperbarui secara otomatis.

---

Skenario 3 — Return Raw Material Slurry dari Produksi

Karakter utama: Operator produksi (handheld), Staff gudang produksi (web admin), Sistem timbangan produksi (API)

Konteks khusus: Material slurry (semi-finished goods) dapat berada dalam dua kondisi saat dikembalikan:

• Kondisi A — Slurry sudah berada di dalam tangki mesin produksi.
• Kondisi B — Slurry belum masuk ke dalam tangki mesin produksi.

Kedua kondisi tersebut akan disatukan dan di-mix sebelum dicatat sebagai stok akhir.

Alur ringkas:

1. Staff gudang produksi membuat Return Order slurry di web admin, menentukan kondisi material (Kondisi A, Kondisi B, atau keduanya).
2. Operator produksi menggabungkan slurry dari kedua kondisi dan melakukan proses mixing.
3. Setelah mixing selesai, sistem timbangan produksi mengirimkan data berat akhir dan kadar persentase ke Siloora WMS melalui integrasi REST API.
4. WMS menerima dan menyimpan data berat akhir serta kadar persentase sebagai atribut lot/batch material.
5. Stok slurry diperbarui di gudang produksi sebagai stok aktif — tidak melewati karantina.

---

Skenario 4 — Return to Vendor / RTV

Karakter utama: Staff pengadaan (web admin), Staff gudang (handheld), Supervisor warehouse (web admin)

Alur ringkas:

1. Staff pengadaan membuat PO Return di web admin sebagai dokumen dasar RTV.
2. Stok yang akan di-return (baik dari stok reguler maupun stok karantina yang telah diputuskan untuk di-return) diidentifikasi dan dialokasikan ke PO Return.
3. Barang dipindahkan ke lokasi staging khusus RTV dan statusnya berubah menjadi Quarantine dengan alasan RTV.
4. Staff gudang memindai barang melalui handheld untuk konfirmasi kesiapan pengiriman.
5. Supervisor melakukan persetujuan final di web admin, lalu barang dikirim ke supplier.

---

Skenario 5 — Customer Return Berujung RTV

Karakter utama: Supervisor warehouse (web admin), Staff gudang (handheld)

Alur ringkas:

1. Barang customer return telah berada di karantina (dari Skenario 1).
2. Supervisor memutuskan bahwa barang tidak layak restock dan harus dikembalikan ke supplier.
3. Supervisor membuat PO Return di web admin yang merujuk ke item karantina tersebut.
4. Status karantina diperbarui dari customer return menjadi RTV.
5. Proses melanjut ke alur Skenario 4 mulai dari langkah konfirmasi staging.

---

Skenario 6 — Return Partial (Sebagian Item)

Karakter utama: Supervisor warehouse (web admin), Staff gudang (handheld)

Alur ringkas:

1. Return Order dibuat untuk beberapa item dari satu transaksi penjualan atau pengadaan.
2. Penerimaan barang dilakukan per item; item yang belum diterima tetap dalam status pending return.
3. Item yang diterima langsung diproses sesuai jalur yang sesuai (karantina atau stok produksi).
4. Return Order dapat ditutup secara manual jika item sisa diputuskan tidak perlu dikembalikan.

---

SOP End-to-End

Fase 1 — Pembuatan Return Order (Web Admin)

Langkah	Aktor	Aktivitas
1.1	Supervisor / Staff Pengadaan	Buka modul Return Order di web admin.
1.2	Supervisor / Staff Pengadaan	Pilih tipe return: Customer Return, Return Produksi, atau RTV.
1.3	Supervisor / Staff Pengadaan	Isi detail: referensi transaksi asal, item, kuantitas, alasan return.
1.4	Supervisor / Staff Pengadaan	Untuk RTV: hubungkan Return Order ke PO Return yang relevan.
1.5	Sistem	Buat Return Order dengan status Draft.
1.6	Supervisor	Setujui Return Order → status berubah menjadi Open.

Fokus kontrol: Return Order hanya dapat dieksekusi setelah berstatus Open. Penerimaan barang tanpa Return Order Open tidak diizinkan.

---

Fase 2 — Penerimaan Barang di Gudang (Handheld)

Langkah	Aktor	Aktivitas
2.1	Staff gudang / Operator produksi	Pindai barcode Return Order melalui handheld.
2.2	Staff gudang / Operator produksi	Konfirmasi item dan kuantitas yang diterima satu per satu.
2.3	Sistem	Validasi kesesuaian item dan kuantitas dengan Return Order.
2.4	Sistem	Catat penerimaan dan perbarui status baris item menjadi Received.

Fokus kontrol: Penerimaan lebih dari kuantitas yang tertera di Return Order memerlukan persetujuan supervisor secara eksplisit.

---

Fase 3A — Penempatan Stok: Customer Return & RTV (Karantina)

Langkah	Aktor	Aktivitas
3A.1	Sistem	Setelah penerimaan, sistem otomatis menempatkan barang ke lokasi karantina.
3A.2	Sistem	Tetapkan status stok: Quarantine dengan alasan customer return atau RTV.
3A.3	Staff gudang	Tempelkan label karantina pada barang fisik.
3A.4	Supervisor	Lakukan inspeksi fisik dan catat kondisi barang di web admin.
3A.5	Supervisor	Putuskan disposisi: Restock, Reject, atau RTV.

Fokus kontrol: Barang karantina tidak dapat digunakan untuk pemenuhan order sampai disposisi diputuskan dan status karantina dicabut.

---

Fase 3B — Penempatan Stok: Return Raw Material Produksi (Stok Aktif)

Langkah	Aktor	Aktivitas
3B.1	Sistem	Setelah penerimaan, sistem menempatkan barang langsung ke stok aktif gudang produksi.
3B.2	Sistem	Perbarui kuantitas stok di lokasi yang ditentukan pada Return Order.
3B.3	Operator produksi	Konfirmasi penempatan fisik melalui handheld.

Fokus kontrol: Return raw material produksi tidak melewati karantina. Kuantitas langsung bertambah pada stok aktif gudang produksi.

---

Fase 3C — Penempatan Stok Slurry: Mixing & Integrasi API Timbangan

Langkah	Aktor	Aktivitas
3C.1	Operator produksi	Gabungkan slurry dari Kondisi A (dalam tangki) dan Kondisi B (belum dalam tangki).
3C.2	Operator produksi	Lakukan proses mixing sesuai standar operasional produksi.
3C.3	Sistem timbangan produksi	Kirim data berat akhir dan kadar persentase ke Siloora WMS via REST API.
3C.4	Siloora WMS	Terima dan simpan data berat akhir dan kadar persentase sebagai atribut lot/batch.
3C.5	Siloora WMS	Perbarui kuantitas stok slurry di gudang produksi berdasarkan berat akhir.
3C.6	Operator produksi	Konfirmasi penerimaan selesai melalui handheld.

Fokus kontrol: Kuantitas stok slurry hanya diperbarui setelah data dari API timbangan diterima. Jika API gagal, transaksi ditangguhkan dan ditandai sebagai Pending API Confirmation.

---

Fase 4 — Eksekusi RTV: Pengiriman ke Supplier

Langkah	Aktor	Aktivitas
4.1	Staff gudang	Pindai item karantina RTV melalui handheld untuk konfirmasi kesiapan.
4.2	Staff gudang	Pindahkan barang ke area staging RTV.
4.3	Supervisor	Konfirmasi final pengiriman di web admin.
4.4	Sistem	Ubah status Return Order menjadi Dispatched to Vendor.
4.5	Sistem	Kurangi stok karantina dan catat pergerakan stok keluar.

Fokus kontrol: Status Dispatched to Vendor hanya dapat diubah oleh supervisor, bukan staff biasa.

---

Alur Ringkas untuk Presentasi

Return Order Dibuat (Web Admin)
          │
          ▼
   [Open] Return Order
          │
          ▼
  Penerimaan Barang (Handheld)
          │
    ┌─────┴──────────────────────┐
    ▼                            ▼
Customer Return / RTV     Return Produksi
    │                            │
    ▼                            ├─── Non-Slurry ──► Stok Aktif Produksi
Karantina                        │
(reason: CR atau RTV)            └─── Slurry ──► Mixing
    │                                              │
    │                                     API Timbangan
    ▼                                         Produksi
Disposisi oleh Supervisor                        │
(Restock / Reject / RTV)                         ▼
    │                                    Stok Aktif + Kadar
    └─── jika RTV ──► Staging RTV
                          │
                          ▼
                 Dispatch ke Supplier

---

Pengecualian Umum

Kondisi	Penanganan
Barang return diterima tanpa Return Order Open	Sistem menolak penerimaan; supervisor harus membuat atau membuka Return Order terlebih dahulu.
Kuantitas diterima melebihi Return Order	Sistem memblokir; persetujuan supervisor eksplisit diperlukan untuk override.
API timbangan produksi tidak merespons (slurry)	Transaksi ditangguhkan dengan status Pending API Confirmation; operator produksi diarahkan menghubungi tim IT.
Barang karantina digunakan tanpa disposisi	Sistem memblokir alokasi; stok karantina tidak dapat dialokasikan ke order aktif.
Return Order dibuat dengan referensi yang salah	Supervisor dapat membatalkan Return Order berstatus Draft atau Open sebelum ada penerimaan.
Slurry Kondisi A saja atau Kondisi B saja	Return Order dapat dibuat untuk satu kondisi; API timbangan tetap digunakan untuk pencatatan berat dan kadar akhir.

---

Peran Tim

Peran	Platform	Tanggung Jawab
Supervisor Warehouse	Web Admin	Membuat dan menyetujui Return Order, memutuskan disposisi barang karantina, menyetujui override kuantitas.
Staff Pengadaan	Web Admin	Membuat PO Return untuk RTV, menghubungkan Return Order ke dokumen pengadaan.
Staff Gudang	Handheld	Menerima barang return, memindai Return Order, mengkonfirmasi penempatan stok.
Operator Produksi	Handheld	Menerima dan mengkonfirmasi return raw material (termasuk slurry), melakukan mixing slurry.
Sistem Timbangan Produksi	REST API	Mengirimkan data berat akhir dan kadar persentase slurry ke WMS setelah mixing selesai.
Tim IT	Internal	Memantau ketersediaan API timbangan; menangani insiden Pending API Confirmation.

---

KPI Proses Return

KPI	Target
Return Order wajib sebelum penerimaan	100% penerimaan memiliki Return Order berstatus Open
Barang customer return masuk karantina	100% dalam 1 jam setelah penerimaan
Resolusi disposisi karantina	≤ 2 hari kerja sejak barang masuk karantina
Keberhasilan sinkronisasi API timbangan slurry	≥ 99% transaksi slurry berhasil tanpa Pending
Return to Vendor dieksekusi setelah PO Return Open	100% tanpa pengecualian