Material Request Process

Ringkasan

Material Request Process adalah alur permintaan bahan baku dari bagian produksi ke warehouse untuk memastikan kebutuhan produksi tersedia pada waktu yang tepat, dalam jumlah yang tepat, dan melalui kontrol operasional yang tertib.

Di Siloora WMS, proses ini dirancang untuk menjembatani rencana produksi dan kesiapan material di gudang. Karena customer sudah memiliki Bill of Material (BOM), kebutuhan material dapat dimulai dari struktur kebutuhan standar, lalu tetap dibuka ruang penyesuaian manual sebelum permintaan dikirim ke warehouse.

Tujuan Bisnis Material Request

1. Memastikan kebutuhan raw material untuk produksi tersedia sebelum aktivitas produksi dimulai.
2. Menyatukan proses permintaan material agar lebih tertib dan mudah dikendalikan.
3. Mengurangi risiko kekurangan material di tengah proses produksi.
4. Menjaga agar pengeluaran material dari warehouse tetap terotorisasi dan terdokumentasi.
5. Meningkatkan koordinasi antara tim produksi dan tim warehouse.

Nilai Operasional untuk Organisasi

1. Produksi dapat merencanakan kebutuhan material dengan lebih terstruktur.
2. Warehouse dapat menyiapkan material berdasarkan prioritas yang jelas.
3. Manajemen memperoleh visibilitas atas permintaan, pemenuhan, dan potensi shortage.
4. Risiko permintaan mendadak yang mengganggu ritme kerja warehouse dapat ditekan.

Arsitektur Skenario Material Request

Siloora WMS mendukung beberapa skenario permintaan material agar tetap relevan untuk kebutuhan produksi terencana maupun kebutuhan mendesak di lapangan.

1. Scheduled Material Request (Kebutuhan Produksi Terencana)

Skenario ini digunakan ketika tim produksi sudah memiliki rencana kerja dan kebutuhan material dapat disiapkan lebih awal.

Karakter utama:

1. Kebutuhan material dimulai dari referensi BOM.
2. Tim produksi masih dapat menyesuaikan jumlah sebelum submit.
3. Warehouse memiliki waktu lebih baik untuk merencanakan pemenuhan.

Alur ringkas:

1. Produksi memilih produk atau job yang akan dijalankan.
2. Kebutuhan material diturunkan dari BOM.
3. Tim produksi meninjau dan menyesuaikan kebutuhan aktual.
4. Request dikirim untuk diproses warehouse.
5. Warehouse menyiapkan material sesuai jadwal kebutuhan.

2. Urgent Material Request (Kebutuhan Mendadak)

Skenario ini digunakan saat produksi membutuhkan tambahan material secara cepat akibat perubahan kondisi lapangan, kekurangan aktual, atau prioritas order mendesak.

Karakter utama:

1. Waktu respons menjadi faktor utama.
2. Jalur koordinasi antar tim harus lebih singkat.
3. Warehouse perlu memprioritaskan task dibanding pekerjaan reguler lain.

Alur ringkas:

1. Produksi mengajukan permintaan mendadak.
2. Prioritas request dinaikkan sesuai urgensi.
3. Warehouse melakukan review cepat atas ketersediaan.
4. Material dipenuhi lebih dahulu untuk menghindari downtime produksi.

3. Partial Fulfillment Request (Pemenuhan Sebagian)

Skenario ini terjadi ketika kebutuhan material tidak dapat dipenuhi sepenuhnya dalam satu waktu karena keterbatasan stok atau kendala operasional lain.

Karakter utama:

1. Menjaga produksi tetap berjalan dengan material yang tersedia.
2. Membutuhkan komunikasi jelas mengenai sisa kebutuhan.
3. Warehouse dan produksi perlu menyepakati tindak lanjut atas kekurangan.

Alur ringkas:

1. Request diajukan sesuai kebutuhan produksi.
2. Warehouse memeriksa ketersediaan aktual.
3. Sebagian material dipenuhi terlebih dahulu.
4. Sisa kebutuhan dicatat untuk tindak lanjut berikutnya.

SOP Material Request End-to-End

Bagian ini menjelaskan alur kerja utama dari identifikasi kebutuhan material sampai material diterima di production staging area.

Fase 1: Perencanaan Kebutuhan dari BOM

1. Tim produksi menentukan produk, batch, atau pekerjaan yang akan dijalankan.
2. Kebutuhan raw material dirujuk dari BOM yang sudah tersedia.
3. Tim produksi meninjau apakah ada penyesuaian kebutuhan aktual di lapangan.

Fokus kontrol:

1. Kebutuhan awal material disusun dengan dasar yang jelas.
2. Penyesuaian manual tetap terkendali dan tidak sembarangan.

Fase 2: Pembuatan dan Submit Material Request

1. Produksi membuat material request berdasarkan kebutuhan yang telah ditinjau.
2. Prioritas kebutuhan ditetapkan sesuai jadwal dan kondisi operasional.
3. Request dikirim untuk proses review dan persetujuan.

Fokus kontrol:

1. Permintaan dibuat sebelum material benar-benar dibutuhkan di line.
2. Prioritas tidak digunakan berlebihan tanpa alasan yang kuat.

Fase 3: Review dan Approval

1. Pihak produksi memastikan request sudah sesuai kebutuhan aktual.
2. Warehouse melakukan review atas ketersediaan dan kesiapan pemenuhan.
3. Request yang disetujui dilanjutkan ke proses penyiapan material.

Fokus kontrol:

1. Hanya request yang valid dan realistis yang diproses.
2. Konflik prioritas dapat diputuskan sebelum pekerjaan lapangan dimulai.

Fase 4: Allocation dan Persiapan Warehouse

1. Warehouse mengalokasikan stok untuk request yang sudah disetujui.
2. Tim warehouse menyiapkan daftar material yang harus diambil.
3. Prioritas picking disesuaikan dengan kebutuhan produksi.

Fokus kontrol:

1. Material yang sudah dijanjikan tidak digunakan untuk kebutuhan lain.
2. Warehouse memiliki rencana kerja yang jelas sebelum picking dimulai.

Fase 5: Picking dan Staging Internal

1. Petugas warehouse mengambil material dari lokasi simpan yang sesuai.
2. Material yang sudah diambil dikonsolidasikan di area staging internal warehouse.
3. Tim memastikan daftar material yang disiapkan sesuai dengan request.

Fokus kontrol:

1. Ketepatan item dan jumlah material yang diambil.
2. Pencegahan salah ambil atau pencampuran antar request.

Fase 6: Handover ke Production Staging Area

1. Material dipindahkan dari warehouse ke production staging area.
2. Tim produksi menerima material dan memeriksa kesesuaian kiriman.
3. Serah terima dikonfirmasi agar kedua pihak memiliki acuan yang sama.

Fokus kontrol:

1. Material tidak berpindah tanpa konfirmasi penerimaan.
2. Selisih atau kekurangan langsung diketahui saat handover.

Fase 7: Closing dan Tindak Lanjut

1. Request ditutup setelah material diterima dan dikonfirmasi.
2. Jika ada kekurangan, tindak lanjut dicatat sebagai permintaan lanjutan atau pemenuhan sebagian.
3. Supervisor memantau performa pemenuhan dan hambatan yang berulang.

Fokus kontrol:

1. Tidak ada request yang dibiarkan menggantung tanpa status jelas.
2. Setiap shortage menjadi bahan evaluasi perencanaan berikutnya.

Alur Ringkas untuk Presentasi

Gunakan alur naratif berikut saat membawakan materi ini:

1. Produksi menentukan kebutuhan material berdasarkan BOM.
2. Tim produksi menyesuaikan kebutuhan aktual lalu submit request.
3. Warehouse meninjau dan menyetujui permintaan yang siap dipenuhi.
4. Material dialokasikan agar tidak terpakai untuk kebutuhan lain.
5. Tim warehouse melakukan picking dan staging internal.
6. Material diserahkan ke production staging area.
7. Request ditutup dan shortage ditindaklanjuti bila ada.

Pengecualian Umum dan Tindakan Operasional

Material Tidak Cukup untuk Memenuhi Seluruh Request

Tindakan:

1. Penuhi material yang tersedia terlebih dahulu sesuai prioritas produksi.
2. Komunikasikan kekurangan secara jelas ke tim produksi.
3. Catat sisa kebutuhan untuk permintaan lanjutan atau penjadwalan ulang.

Permintaan Mendadak di Tengah Proses Produksi

Tindakan:

1. Gunakan jalur urgent request dengan prioritas tertinggi.
2. Warehouse menilai cepat ketersediaan material terdekat.
3. Supervisor memantau agar permintaan mendadak tidak mengganggu seluruh ritme kerja gudang.

Perbedaan antara Kebutuhan BOM dan Kondisi Lapangan

Tindakan:

1. Tim produksi melakukan penyesuaian sebelum request disubmit.
2. Alasan penyesuaian dicatat sebagai kontrol operasional.
3. Pola penyesuaian yang berulang dijadikan bahan evaluasi BOM atau perencanaan produksi.

KPI Operasional Material Request

Untuk evaluasi performa level operasional dan manajemen, gunakan indikator berikut:

1. Waktu siklus dari submit request sampai material diterima produksi.
2. Tingkat pemenuhan request secara penuh pada percobaan pertama.
3. Frekuensi shortage material per periode produksi.
4. Persentase urgent request terhadap total request.
5. Tingkat ketepatan handover antara warehouse dan produksi.

Peran Tim dalam Proses Material Request

Tim Produksi

1. Menentukan kebutuhan material berdasarkan BOM dan kondisi aktual.
2. Membuat serta meninjau request sebelum dikirim.

Tim Warehouse

1. Menilai kesiapan pemenuhan berdasarkan stok yang tersedia.
2. Menyiapkan, mengambil, dan menyerahkan material sesuai prioritas.

Tim Supervisor Produksi

1. Memastikan request sesuai rencana produksi.
2. Mengendalikan penggunaan prioritas agar tetap disiplin.

Tim Supervisor Warehouse

1. Menyetujui dan memprioritaskan request yang akan dipenuhi.
2. Menangani shortage, konflik prioritas, dan hambatan pemenuhan.

Ringkasan Manfaat Implementasi

Dengan desain material request seperti ini, Siloora WMS membantu menghubungkan kebutuhan produksi dengan kesiapan warehouse secara lebih tertib, cepat, dan terkontrol. Dampaknya terlihat pada berkurangnya kekurangan material mendadak, meningkatnya ketepatan koordinasi lintas tim, dan lebih stabilnya ritme operasional produksi.

Dokumen ini dapat digunakan sebagai materi presentasi lintas fungsi untuk menyamakan standar permintaan raw material antara bagian produksi dan warehouse.